Weg mit den eMails!

Thierry Breton, Quelle: de.wikipedia.org

Wissensarbeiter verbringen 28 Arbeitsstunden jede Woche mit dem Lesen und Beantworten von eMails, der Suche nach Informationen und mit der internen Zusammenarbeit über die verschiedensten Kommunikationswege. Eine  Studie von McKinsey ermittelt ein Potential von einem Produktivitätsgewinn von 20% durch die Verwendung von unternehmensinternen sozialen Medien und anderen fortgeschrittenen Techniken. Das deckt sich mit dem Vorgehen von Atos, einem global agierenden IT-Dienstleister. In einer internen Analyse wurde errechnet, dass jeder der 80.000 Mitarbeiter durchschnittlich 100 eMails pro Tag empfängt, wovon davon nur etwa 15% für seine Arbeit tatsächlich relevant sind. Der Rest wird dennoch gelesen, gespeichert und manchmal kommentiert, da man in unsere Überflussgesellschaft des Wortes Angst hat, etwas zu verpassen. Daraus entwickelte der CEO, Thierry Breton, den Plan, Atos bis zum Jahr 2014 zum ersten eMail-freien Unternehmen werden zu lassen. Natürlich will Atos nicht zurück zur Briefmarke oder auf eMail-Verkehr mit seinen Kunden verzichten, aber 6 Monate nach Ankündigung der Initiative ist die interne eMail-Flut bereits um 20% gesunken. Im Gegenzug baut Atos interne soziale Netzwerke und andere Plattformen der Zusammenarbeit auf. Breton stellte fest, dass viele Neuzugänge frisch von der Universität noch nie in Ihrem Leben mit einem eMail-Client wie Outlook gearbeitet haben. Nach eigenen Angaben haben aktuell bereits 500 Mitarbeiter, meist Berufsanfänger nach dem Studium, keine eMail-Adresse mehr.

Nach einer Analyse von comScore (Media Metrics) gibt es global betrachtet bereits eine Verschiebung von -5% bei der herkömmlichen eMail einhergehend mit einem Minus von -16% bei Instant Messaging (IM) verglichen zu Mitteilungen in Sozialen Medien mit einem Plus von 26% in 2011. Der Trend wird sich fortsetzen und beschleunigen, da viele Menschen und vor allem Führungskräfte dem „Café Wichtig“ und den "Klowänden" heute noch skeptisch gegenüberstehen und es selbst nicht nutzen.

Unter Druck kommen nach einer Studie des „Economist“ vor allem Unternehmen mittlerer Größe und Mittelmanager. Große Unternehmen haben die Ressourcen, um Strategien zu entwickeln, wie sie mit dem Umbruch umgehen, der durch die digitale Revolution ausgelöst wird. Kleinstunternehmen werden sich in bestehende Marktlösungen, vielfach innerhalb der Cloud integrieren, während mittelgroße Unternehmen für den anspruchsvollen Umformungsprozess nicht gerüstet sind (oder das Management diese Fragestellung schlicht ignoriert) und für Lösungen aus Cloud aus vielen Gründen, häufig aus Furcht vor dem Unbekannten, nicht bereit sind. Manager auf der mittleren Führungsebene stehen stärker unter Druck, da digitale Werkzeuge das Gesamtunternehmen transparenter machen, die interne Zusammenarbeit über breite Bereiche fördern und dadurch die kontrollierende Rolle des Flaschenhalses unterminieren. In einem weiteren Schritt wird das heraufziehende Zeitalter von „Big Data“ und darauf folgend von automatisierten Entscheidungsprozessen die Rolle des Mittelmanagers weiter schwächen und in Teilbereichen in Frage stellen.

4 Sheriffs gegen 12 Trillionen

„Vier Sheriffs zensieren die Welt“ textet reißerisch „Die Zeit“ um Google und Co an den Pranger zu stellen. Der Redakteur unterstellt, dass Google und Co Inhalte zensiert, weil es Suchergebnisse nach bestimmten Kriterien sortiert oder dass Facebook schnüffelt, weil es immer wieder seltsame Fragen an seine Nutzer stellt. Leider findet sich kein Wort dazu, in welch hohem Maße solche Plattformen von seinen Nutzern zur Artikulation und zur Kommunikation verwendet werden. 1 Milliarde Posts am Tag auf Facebook lassen darauf schließen, dass noch nie so viele so vieles schriftlich mitgeteilt haben (siehe „Die Renaissance der Verschriftung“). Doch wie viel wird davon gelesen? Laut Sturgeons Gesetz ist 90% von allem sowieso Mist – und diese Einsicht hatte er bereits 1951. In der bemerkenswerte Studie „The Social Economy“ hat sich das US-Beratungsunternehmen McKinsey auch der Beantwortung dieser komplexen Frage gewidmet:

Quelle: McKinsey "The Social Ecoomy" (Zitat)

Antwort: in den USA werden pro Jahr 12 Trillion Wörter konsumiert. Das bedarf der Konvertierung, da die wenigsten von uns mit solchen Summen operieren. Eine „Trillion“ im Amerikanischen kann man auch als 10 hoch 12 oder als eine 1 mit zwölf Nullen ausdrücken. Im Deutschen sagen wir dazu 1 Billion. Bemerkenswert ist die historische Entwicklung der unterschiedlichen Konsumkanäle. Der Konsum von gesprochenen oder geschriebenen Wörtern in den klassischen Kommunikationskanälen Telefon, Fernsehen, Post aber auch im zwischenmenschlichen Dialog hat seinen Höhepunkt bereits um die Jahrhundertwende überschritten. Seitdem geht die Nutzung dieser Kanäle deutlich zurück, während gleichzeitig der Gesamtkonsum von Wörtern deutlich ansteigt. Noch liegt der Wortanteil der sozialen Medien unter 10%. Allerdings kommen Zeitschriften und deren digitale Pedanten zunehmend unter Druck, was auch den Zeit-Artikel ein Stück weit erklärt, Das hohe generelle Zuwachstempo in den letzten 10 Jahren lässt darauf schließen, dass sich die Dynamik unverändert fortsetzt. „Das ist alles zu viel“ sagen die einen, während die Technologieführer mit verfeinerter Technologie versuchen auf dieses veränderte Konsumverhalten von hunderten von Millionen zu reagieren. In einer logischen Weiterentwicklung und als Antwort auf den steigenden Konsum von geschriebenen Wörtern verzichtet beispielsweise Microsoft in seiner neuesten Ausgabe seines Betriebssystems - Windows 8 - auf die Abbildung von niedlichen Vögelchen oder Schafen vor Teletubby-Landschaften. Stattdessen gibt es einen „cleanen Look“ und auf den Metro-Kacheln tummeln sich Nachrichten und Statusmeldungen. Auch solche marginal erscheinenden Veränderungen werden dazu beitragen, dass der Wortkonsum in den nächsten Jahren weiterhin steil nach oben zeigt. 

Zurück zur „Zeit“. Die Online-Ausgabe erreicht immerhin Platz 56 im deutschen Traffic-Ranking und bekommt auf Facebook noch 1.184 „gefällt das“.

Feiner Zug von McKinsey: die ganze Studie gibt es kostenlos als eBook.